Mi propio sistema de leads, sin pagar un CRM

Este es mi propio sistema. Lo cuento porque es el único caso en el que puedo abrir cada pieza y enseñarte de dónde sale cada número, sin pedirle permiso a nadie.

El problema

Una infoproductora que empieza a vender tiene el mismo cuello de botella que tenía yo: la gente llega de una publicación concreta, deja su correo, y ahí se acaba el rastro. No sabes qué pieza la trajo. No le llega nada hasta que te acuerdas de escribirle a mano. Y cuando quieres ordenarlo, la respuesta de siempre es contratar un CRM de pago y meter tus datos en la casa de otro.

Yo no quería eso. Quería que los leads fueran míos, que el correo de bienvenida saliera solo y que pudiera mirar la lista sin abrir una hoja de cálculo.

Qué construí

El formulario. Guarda el correo y, con él, de dónde vino la persona: el id de la pieza de Instagram y los cuatro parámetros de campaña que trae el enlace. Esa información se queda pegada a la visita aunque navegue por el sitio antes de rellenarlo. Contra los robots va un límite de envíos por minuto y un campo trampa que solo ellos rellenan.

La base de datos. Contactos, eventos, oportunidades, inscripciones y envíos. Cada cosa en su tabla, con las reglas de acceso puestas desde el primer día, no después.

Los correos. Salen solos al registrarse. Y lo importante no es que salgan, es que vuelven: cada entrega, apertura, clic, rebote y queja regresa al sistema por un webhook firmado y queda guardada junto al contacto. Así se ve qué correo se lee y cuál no.

La parte que casi nadie hace bien. Un webhook que tarda en responder es un webhook que el proveedor reintenta, y entonces cobras dos veces o mandas el correo dos veces. Aquí el webhook comprueba la firma, guarda el evento y responde al momento. Los efectos se aplican después, en un proceso aparte que toma los eventos de uno en uno sin pisarse con otra copia de sí mismo. Si el mismo evento llega dos veces, se aplica una.

El panel. Entras con un enlace que te llega al correo, sin contraseña que recordar. Ves contactos, eventos y oportunidades, y puedes sacar la lista en un archivo.

La medición. Google Analytics y el píxel de Meta, los dos administrados desde un contenedor de etiquetas, los dos detrás de un aviso de cookies que cumple lo que promete: si la visitante rechaza, no sale una sola petición. Lo comprobé mirando la red, no confiando en que debería funcionar.

Qué aprendí por el camino

Dos cosas que no estaban en el plan.

La primera: declarar el consentimiento como denegado no basta. Las etiquetas de Google lo leen y, en vez de callarse, mandan una versión reducida del dato. Hay que exigir el consentimiento en cada etiqueta, una por una. Lo descubrí porque fui a comprobarlo, y el aviso de privacidad del sitio decía otra cosa.

La segunda: una etiqueta que se dispara al cargar la página se evalúa una sola vez. Si en ese instante la visitante todavía no ha aceptado, queda bloqueada y no se reintenta cuando acepta. Resultado: se perdía la visita de la página de llegada, que es justo donde viaja el origen. Se arregla dándole un segundo disparador al momento en que la persona decide.

Ninguna de las dos aparece hasta que te sientas a mirar las peticiones de verdad.

Qué hace hoy

Funciona en producción. Los leads entran con su origen completo, el correo de bienvenida sale solo y vuelve contando si se abrió, el panel está en línea y la medición distingue a quien acepta de quien rechaza.

Y no hay suscripción de CRM que pagar: la base, el panel y los correos son piezas propias.